Работа с файлами

Прикладное решение позволяет хранить и использовать файлы и изображения в работе с объектами информационной базы.

Использование функционала работы с файлами предполагает три этапа:

■ общая настройка конфигурации;

■ персональные настройки пользователя;

■ работа с файлами.

Первый этап выполняет администратор системы. Второй этап – пользователь с помощью администратора. Работу с файлами осуществляют пользователи конфигурации.

Настройку осуществляет администратор системы с подключенной ролью Полные права.

Общая настройка конфигурации для работы с файлами осуществляется в разделе НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами.

В настройках можно указать максимальный размер загружаемого файла, ограничить загрузку файлов с определенным расширением (при необходимости можно добавить свои расширения), указать способ хранения файлов (в информационной базе или на дисках). При смене способа хранения файлов перенос файлов из информационной базы в тома и обратно не происходит.

Для работы с файлами предусмотрены следующие возможности:

■ хранение файлов в томах на дисках – определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Хранить файлы в томах на диске. Для настройки подключения к томам (папкам) хранения файлов на файловом сервере предусмотрена гиперссылка Тома хранения файлов. Для каждого тома необходимо указать его наименование, порядок заполнения и путь к каталогу тома для сервера под управлением Microsoft Windows и/или путь к каталогу для сервера под управлением Linux. При создании нового тома проверяется доступ к указанному каталогу;

■ установка ограничений загрузки файлов (по размеру) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Максимальный размер файла (Мбайт). Если суммарный размер файлов в томе превышает установленную квоту, то будет использован следующий по порядку заполнения том. Если ни на одном из доступных томов не будет достаточно места для размещения файла, то информация об этом будет записана в журнал регистрации и пользователю будет выдано сообщение. Если квота равна нулю, то ограничение на размер тома не действует;

■ установка запрета загрузки файлов с указанными расширениями – определяется функциональной опцией НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Запретить загрузку файлов с расширениями. Указываются расширения файлов, для которых будет запрещена загрузка в папки программы;

■ использование файлов ODF (открытый формат документов для офисных приложений) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Расширения файлов ODF;

■ использование текстовых файлов (TXT) – поле НСИ и администрирование – Администрирование – Настройки работы с файлами – Расширения текстовых файлов.

Персональные настройки пользователя для работы с файлами осуществляются в форме НСИ и администрирование – Сервис – Персональные настройки.

В форме Мои настройки можно выполнить следующие настройки:

■ Действие при выборе файла – поле задает, что делать системе при выборе файла: открывать файл или открывать его карточку;

■ Выбор режима открытия при выборе файла – если флажок установлен, то перед открытием файла система задаст пользователю вопрос, в каком режиме открывать файл: в режиме просмотра или в режиме редактирования;

■ Показывать подсказки при редактировании файлов (только веб-клиент) – если флажок установлен, то при работе через веб-клиент система будет выводить подсказки о том, как удобнее открыть файл для просмотра или редактирования и как обновить его в информационной базе;

■ Показывать занятые файлы при завершении работы – если флажок установлен и текущий пользователь занял один или несколько файлов, то при завершении работы системы показывается список этих файлов. Пользователь может открыть файл для просмотра, закончить редактирование, открыть карточку файла;

■ Показывать колонку «Размер» в списках файлов – если флажок установлен, то в списках файлов показывается колонка Размер;

■ Показывать информацию, что файл не был изменен – если флажок установлен, то будет выведена подсказка об отсутствии изменения данных в файле;

■ Сравнивать версии при помощи. Функционал работы с файлами позволяет сравнивать версии файлов формата ODT, DOC, RTF, TXT между собой. Установка поля позволяет задать по умолчанию текстовый редактор, который будет использоваться для сравнений версий файлов между собой. Если поле не указано, то выбирать текстовый редактор нужно каждый раз при сравнении версий.

Команда Настройка основного рабочего каталога открывает форму, в которой можно:

■ указать Расположение основного рабочего каталога. Устанавливается системой автоматически. При необходимости путь каталога может быть изменен;

■ в поле Максимальный размер (Мб) указать предел суммарного объема всех файлов в основном рабочем каталоге (по умолчанию 100 Мб). Если максимальный размер равен нулю, то объем файлов не ограничен;

■ установить флажок Удалять файлы при завершении редактирования. Если флажок установлен, то после переноса файла в информационную базу он удаляется в основном рабочем каталоге. Этот функционал можно использовать, например, для экономии места на жестком диске или в целях повышения безопасности;

■ командой Очистить основной рабочий каталог удалить файлы в основном рабочем каталоге, кроме тех, которые используются в настоящий момент. Если установлен флажок Подтверждать при удалении из основного рабочего каталога, то перед удалением каждого файла пользователю будет выдаваться запрос на удаление;

■ командой Открыть список файлов открыть список файлов основного рабочего каталога. В списке можно удалить ненужные файлы; если файл открыт для редактирования, то завершить его; открыть каталог в «Проводнике» Windows.

Прикладное решение позволяет хранить файлы, полученные напрямую со сканера. Для этого необходимо подключить сканер к компьютеру и установить компонент для работы со сканером (команда Настройка сканирования на форме Мои настройки).

Для работы с файлами у пользователей должны быть установлены роли: Добавление изменение папок и файлов, Настройка синхронизации файлов. Кроме того у пользователя должны быть установлены роли, предоставляющие доступ к объекту-владельцу присоединенных файлов: на чтение для просмотра файлов или на изменение, для добавления и изменения файлов.

Работа с файлами, прикрепленными к объекту, осуществляется в списке Присоединенные файлы. Список можно открыть соответствующей командой на панели навигации объекта.

Новый файл можно создать в списке соответствующей командой из уже имеющегося файла на диске. После выбора файла на диске откроется карточка файла. Карточка файла содержит различные сведения о файле, команды основных действий с файлом.

С файлами можно выполнить следующие действия:

■ команда Просмотреть открывает файл внешним приложением для просмотра или редактирования – в зависимости от того, помечен или нет файл как занятый пользователем для редактирования;

■ команда Редактировать открывает файл в режиме редактирования, а также производит захват файла в информационной базе. Захваченный файл будет недоступен для редактирования другим пользователям системы и помечается в списке зеленым цветом;

■ команда Закончить редактирование освобождает файл, сохраняет его в информационной базе и снимает пометку занятости для редактирования;

■ команда Отменить редактирование освобождает файл, не сохраняя его в информационной базе, и снимает пометку занятости для редактирования. Команда может быть полезна, когда необходимо отказаться от результатов редактирования файла;

■ по команде Сохранить как файл сохраняется в указанный каталог на жестком или сетевом диске;

■ командой Обновить из файла на диске можно обновить файл из оригинального файла на диске (из которого изначально он был создан в информационной базе).